Cortesía en el correo electrónico Generado por IA
Por: Roberto Corrales
Estos son los 5 errores más comunes que cometen los usuarios del correo electrónico. Es probable que te pase, pero así puedes evitarlos fácilmente.
El correo electrónico o email es una de esas herramientas digitales que a estas alturas todos asumimos que cualquier persona utiliza y domina, pero pese a lo común que resulta, muchas personas aún no han aprendido algunos de los aspectos básicos.
Aunque no se habla demasiado sobre el tema, el Gmail y compañía son una forma de comunicación como cualquier otra y, por ello, tiene unas normas de cortesía básicas que es importante respetar en todo momento para que ese mensaje tenga el efecto esperado y se entienda bien.
Algunas personas escriben correos electrónicos de una forma similar a otras formas de comunicación como la mensajería con amigos y familiares, pero hay 5 grandes diferencias que hacen que muchas personas no respeten la reglas básicas del email.
1. No se adapta el estilo
Uno de los fallos más garrafales en un email es que el mensaje no sea apropiado en estilo para la situación, sobre todo en contextos profesionales y formales.
Un correo electrónico laboral debe ser sobrio, escribirse en una fuente estándar como como Arial o Times New Roman y tener un formato adecuado. Es aconsejable seguir una estructura básica empezando con un saludo, párrafos centrales, despedida y firma.
Es aconsejable evitar elementos del estilo de la mensajería personal como pueden ser el uso de emojis, el lenguaje coloquial y sobre todo las bromas, ya que la persona que lo recibe puede no entenderlas o estar poco dispuesta al humor.
2. Usar email par temas urgentes
Aunque la mayor parte de personas abren la bandeja de entrada todos los días, el correo electrónico es propenso a tardar más tiempo en responderse o incluso que algún mensaje pueda perderse.
Por ello, es aconsejable evitar estos servicios para asuntos que necesiten una respuesta inmediata o en los que sean necesarios tantos mensajes que hagan que un hilo de correo infinito no resulte práctico para la comunicación.
En estos casos, lo más eficiente es, si necesitas respuesta muy rápida, es recurrir a llamadas telefónicas o videollamadas.
3. No ir al grano
Las bandejas de entrada de la mayoría de cuentas personales y profesionales de correo electrónico suelen estar atestadas con mensajes de poca importancia o spam.
Por ello, es esencial evitar enterrar la información importante de un email al final del mensaje y en su lugar ser lo más conciso posible tanto en el asunto como en el cuerpo. De esta manera es más probable que tu mensaje sea leído y no descartado antes de tiempo.
De la misma manera, enviar correos excesivamente largos en contextos profesionales hacen que parte del contenido del mismo pueda perderse o comprenderse mal, y se considera descortés mandar una parrafada a otros que les haga perder tiempo de su jornada.
4. Adjuntos que no se explican
Las normas de cortesía anteriores aplican al texto de los emails, pero no hay que olvidar otro aspecto esencial también como son los documentos adjuntos de todo tipo.
Para dejar claro que los archivos que has mandado en tu email se abren y el receptor no sospeche que se trate de phishing o de algún tipo de spam, es importante explicar claramente en el correo qué es lo que se está adjuntando.
Por ello, menciona siempre estos adjuntos y su contenido en el cuerpo del email y usa formatos de archivos comunes que sean fáciles de abrir en cualquier dispositivo (.pdf, .docx, .jpg, .mov, .zip…).
5. Volver a escribir demasiado pronto
Algo muy importante que debe entender cualquiera que escriba por email es que el mensaje probablemente no se abrirá de forma instantánea. Sí, eso de la comunicación asíncrona que mucha gente parece no entender tampoco en WhatsApp o en los DM de Instagram.
Es recomendable esperar un tiempo prudencial antes de volver a escribir por email para hacer seguimiento después de un primer mensaje. En la mayoría de casos, el tiempo más correcto suele ser de 3 a 5 días laborables, aunque en asuntos urgentes puede ser menos, y también se aconseja adaptar el mensaje y no copiarlo y pegarlo de nuevo.
Si vuelves a escribir a modo de seguimiento menos de 24 horas después del primer mensaje o mandas más de 2 mensajes preguntando si te han leído, es probable que se te perciba como impaciente y poco profesional.